Modelo de gestión eficiente: acceso on line y entrega anticipada de becas a estudiantes en condición vulnerables de Chile.

Año: 2018
Origen: Servicio
Municipio/Servicio: Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas
Integrantes
Descripción General
Indicadores
Integrantes
  • Victor
  • Marco
  • Marcelo
  • Gonzalo
Descripción General

Describa de manera general la iniciativa que está postulando:

El ?Modelo de gestión eficiente: acceso on line y entrega anticipada de becas a estudiantes vulnerables de Chile?, se caracteriza por un cambio de enfoque en el modelo de gestión de los programas de becas de Junaeb, ya que el modelo tradicional presentaba procesos complejos, redundantes, costosos, aislados y con plazos extensos, asociados a una lógica de productos. El modelo, cambia la lógica pasando de productos a procesos; de acreditación documental a la coordinación intersectorial, con el intercambio de bases de datos de organismos estatales; de la tramitación presencial ante el municipio o la institución de educación superior, al acceso autónomo por parte del estudiante mediante la creación de un Portal on line.Se diseñó e implementó un modelo de gestión eficiente que reduce costos y mejora la experiencia del usuario. Finalmente, se ha considerado a los actores claves en el diseño, implementación y mejora continua, lo cual ha permitido avanzar en la estandarización de procesos.

¿Por qué considera que la iniciativa es innovadora? 

Soluciona un problema de gestión institucional, ya que reduce costos asociados a la gestión de becas para el estudiante y la institución. Mejora la experiencia del estudiante al acceder a las becas con mayor autonomía, y obtener el pago al inicio del año académico. Se diseña e implementa un sistema informático que no existía, que permite el acceso virtual y la coordinación intersectorial, para la simplificación de procesos y obtención de información masiva, minimizando la gestión documental.

¿Cuál es el problema u oportunidad identificado del que se hace cargo esta innovación?

El modelo de gestión presenta las siguientes problemáticas: – Estudiante: asignación inoportuna, altos costos por solicitud en documentos y traslado – Red Colaboradora: Alto volumen de atención presencial, alto nivel de error en ingresos. – Institucional: Alto costo por servicio de auditoría externa, almacenamiento documental y expurgo; sobrecarga laboral en equipos de trabajo; dificultad para asignar becas con oportunidad a estudiantes. – Medioambiental: promedio de 16 papeles por formulario.

¿Desde dónde se origina la iniciativa?

El Plan Estratégico de Junaeb, entregó lineamientos para mejorar la oportunidad en la prestación de servicios y modernizar la gestión. Complementariamente, el Decreto N°22 del Ministerio de Desarrollo Social, establece la selección de usuarios de programas sociales según el Registro Social de Hogares. El equipo de trabajo, asumió el desafío cambiando modelo de gestión: Acceso simple y directo a becas por un portal público; Coordinación intersectorial para la obtención de fuentes secundarias.

Describa el proceso de gestión e implementación de la iniciativa. Incluya además si durante este proceso la iniciativa fue prototipada, testeada, evaluada y piloteada, antes de alcanzar su estado actual o final.

Diseño: Identificación de variables de los modelos de focalización, con fuentes secundarias y coordinación intersectorial. Modelo de gestión basado en cruces de datos, cargados en un portal público acceso directo del estudiante y acreditación de requisitos. Levantamiento de requerimientos informáticos. Testing: Desarrollo de sistema prototipo con desarrollo informático iterativo. Pruebas de funcionalidad: Dirección Nacional y Regionales ? Red Colaboradora (RD). Implementación: Capacitación a Direcciones Regionales (DDRR), SIIAC y (RD), testing y videos de apoyo. Campaña comunicacional. Monitoreo: reportería de datos y retroalimentación de problemas/mejoras con DDRR y SIIAC. Evaluación: Jornadas de evaluación con (DDRR), medición de satisfacción usuaria y estudio ambiental.

¿A quién o a quiénes beneficia la iniciativa? Especifique si los usuarios son funcionarios/as  y/o ciudadanos/as. Adicionalmente, cuantifique la cantidad de usuarios/as que se ven beneficiados actualmente con la iniciativa.

– De 358.453 solicitudes de beca para el año 2018, 338.377 (94%) estudiantes ingresaron directamente por el Portal Becas. – Al 2018, existen 2.099 usuarios de Red colaboradora vigentes, Colegio: 203, IES: 689, Municipio: 1207. – Cerca de 120 funcionarios de Junaeb. – La postulación online en comparación a la postulación tradicional, se puede traducir con eco equivalencias de: 26.552 kWh, 107 árboles, 2.010 litros de petróleo, 189.655 litros de agua o 5,1 toneladas de CO2.

¿Qué repercusiones positivas generó en los/as usuarios/as (funcionarios/as o usuarios/as-ciudadanos/as) la solución implementada?

Estudiante: Mejor acceso aumento en las postulaciones. Mayor claridad en la derivación y documentos presentados. Reducción en el número promedio de documentos. Mejor oportunidad en la asignación. Satisfacción usuaria. Mejora la fidelización del estudiante Red Colaboradora: el modelo actual la calificación socioeconómica es por el Registro Social de Hogares, lo cual da mayor objetividad. Reducción de carga de trabajo: Menor complejidad en la revisión y reducción en las atenciones presenciales.

Indicadores
  • Nombre: Número de formularios ingresados al año
  • Valor Antes: 2016: 239.516
  • Valor Después: 2017: 300.398 2018: 358.453
  • Comentarios: Indicador hace referencia a formularios por año

 

  • Nombre: Número de becas asignadas y pagadas en marzo y abril.
  • Valor Antes: 2016: Marzo: 50.717 Abril: 88.687
  • Valor Después: 2017: Marzo: 117.006 (131% más que asignación 2016). Abril: 161.653 (82% más que asignación 2016) 2
  • Comentarios: El año 2018 existe una reducción en la cobertura de BPR media, lo que explica la leve reducción de

 

  • Nombre: Satisfacción usuaria con el uso del Portal Becas y documentos requeridos
  • Valor Antes: Sin medición
  • Valor Después: 2018: 86% de los estudiante califica ?sin dificultad el trámite on line?. 75% indica que la cantid
  • Comentarios: indicador hace referencia a satisfacción de usuario

 

  • Nombre: Emisiones de CO2e estimadas
  • Valor Antes: 2016: 10.107 kgCO2e2
  • Valor Después: 2017: 1.598 kg CO2e 2018: sin medición
  • Comentarios: indicador hace referencia a medio ambiente
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