“Panel de Control Gestión de Abastecimiento”

Año: 2016
Origen: Servicio
Municipio/Servicio: Dirección de Compras y Contratación Pública CHILECOMPRA
Integrantes
Descripción General
Indicadores
Integrantes
  • Waldo Valdés Olave
  • Eduardo Viveros Arenas
  • Jonathan Miranda Sanhueza
Descripción General

Describa de manera general la iniciativa que está postulando:

Esta aplicación resuelve el problema de acceso a la información,acotando las brechas de conocimiento en los distintos niveles jerárquicos de las instituciones del Estado que se rigen por la Ley N19.886.El objetivo funcional de esta herramienta es asistir al tomador de decisiones,entregándole los medios para acceder a información precisa y oportuna sobre la gestión de abastecimiento de su institución. El Panel de Control consta de dashboards predefinidos e indicadores relevante relevantes del neg

¿Por qué considera que la iniciativa es innovadora? 

Por su metodología de co-creación centrada en el usuario. Esto ha permitido, desde su experiencia, de manera dinámica y certera responder a los requerimientos de cada organismo.El Panel de Control es en sí mismo una herramienta que guía a los usuarios con una visión general sobre su gestión, pero que a su vez les permite crear sus propios análisis de manera Sefl-Service. Es un ambiente dinámico, donde los tomadores de decisión pueden realizar consultas por los filtros que estimen convenientes.

Describa el proceso de gestión e implementación de la iniciativa. Incluya además si durante este proceso la iniciativa fue prototipada, testeada, evaluada y piloteada, antes de alcanzar su estado actual o final.

1) Descubriendo la Necesidad: La etapa inicial de la metodología empleada corresponde al “descubrimiento” de la necesidad de los usuarios. La cual se subdivide en tres actividades principales: Escuchando al Usuario, Validación Interna y Validación con Usuarios. (ver Anexo 1: Metodología) 2) Diseño: Una vez descubierta y validada la necesidad con los usuarios, se aborda la problemática de un punto de vista práctico, con el diseño de un prototipo funcional, con datos reales y con indicadores previamente analizados. Luego se procede con las por diferentes pruebas internas de usabilidad y el testeo con usuarios. 3) Desarrollo e Implementación: Con las revisiones y validaciones, se configuran los accesos web, los perfiles de usuarios, se carga la data y se envían los accesos a los usuarios.

¿A quién o a quiénes beneficia la iniciativa? Especifique si los usuarios son funcionarios/as  y/o ciudadanos/as. Adicionalmente, cuantifique la cantidad de usuarios/as que se ven beneficiados actualmente con la iniciativa.

Beneficiarios Directos: A los tomadores de decisión del sistema de compras, 850 organismos públicos que transan en www.mercadopublico.cl Instituciones Fiscalizadoras, el uso de esta aplicación de parte de la Unidad Técnico de Control Externo de la Contraloría (CGR), es usuaria y le ha permitido ahorrar 4.000 horas hombre desde su implementación. Ver Anexo 2. Instituciones Supervigilantes, el uso de esta aplicación de parte de la Subsecretaría de Redes Asistenciales les ha permitido disminuir los tiempos en obtención de información y generación de reportes. Beneficiarios Indirectos: A los cerca de 125.000 proveedores del Estado, al mejorar los procesos de abastecimiento. Ciudadanía en general, al mejorar la gestión en el uso de los recursos públicos.

Indicadores
  • Nombre: Gasto en los procesos
  • Valor Antes: 0
  • Valor Después: 0
  • Comentarios: Ahorro financiero

 

  • Nombre: Horas-hombre en los procesos
  • Valor Antes: 4000 hh al año (100 informes)
  • Valor Después: 5 minutos por informe. (8,3 horas por 100 informes)
  • Comentarios: La CGR nos indica que han ahorrado 4.000 horas hombre desde su implementación, en sus procesos de fiscalización

 

  • Nombre: Cobertura del servicio / Disponibilidad
  • Valor Antes: Solo a servicios que solicitan la información
  • Valor Después: Acceso a información desde la web, más fluidez en la entrega de este servicio.
  • Comentarios: Aumento de cobertura / descongestión de las áreas encargadas de generar estos informes.

 

  • Nombre: Tiempo de espera
  • Valor Antes: 2 a 3 semanas desde la solicitud de información vía oficio
  • Valor Después: Sólo unos minutos desde que el usuario se logea
  • Comentarios: Disminución en los tiempos de respuesta
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