Creación de un Robot Virtual, una solución integral para la automatización de procesos manuales rutinarios y de gran volumen.

Año: 2016
Origen: Servicio
Municipio/Servicio: Instituto de Previsión Social IPS
Integrantes
Descripción General
Indicadores
Integrantes
  • Jorge Orellana Lecaros
  • Dania Toledo Solis
  • Catherine Zanni Leon
Descripción General

Describa de manera general la iniciativa que está postulando:

La innovación del robot nace para abordar dos grandes temas.Por un lado reemplazar trabajo rutinario y repetitivo, permitiendo ocupar a los funcionarios en tareas donde sus conocimientos pueden agregar mayor valor,y por otra, abordar mediante la ejecución de actividades automáticas de validación, el mejoramiento en la calidad de la información, regularización de información histórica y otras tareas, que dado el tiempo que conllevan, no es posible realizar con los equipos humanos existentes.

¿Por qué considera que la iniciativa es innovadora? 

Un equipo de personas no especialistas en robótica, son capaces de modelar un proceso repetitivo realizado por seres humanos y transferirlo a una máquina (robot) que realiza el mismo proceso con mayor velocidad y sin errores. Para ello se debió realizar investigación de las herramientas utilizadas, de los lenguajes aplicados y en base a sucesivas pruebas ir depurando el funcionamiento del robot. Esta innovación se puede utilizar en muchas tareas manuales con una misma lógica de proceso.

¿Desde dónde se origina la iniciativa?

Describa el proceso de gestión e implementación de la iniciativa. Incluya además si durante este proceso la iniciativa fue prototipada, testeada, evaluada y piloteada, antes de alcanzar su estado actual o final.

Para implementar la idea de reemplazar el trabajo rutinario por un robot, se debió investigar el tema informático, dado que era necesario utilizar lenguajes, librerías y plataforma de base de datos. Existiendo poca información y debiendo recurrir a los conocimientos propios y la capacidad de aprendizaje, aplicando el método de prueba y error, hasta lograr dar con la solución buscada. En un principio, el robot solamente podía ejecutar tareas básicas, pero posteriormente, cuando se pudo conectar a una base de datos, fue posible aplicar reglas de negocios mas complejas, que le permitiera tomar decisiones, pudiendo ahora ejecutar tareas tal como lo haría un funcionario normal frente a su computador. Esta innovación ha sido replicada en 6 grandes Procesos, y se espera seguir aumentándolos.

¿A quién o a quiénes beneficia la iniciativa? Especifique si los usuarios son funcionarios/as  y/o ciudadanos/as. Adicionalmente, cuantifique la cantidad de usuarios/as que se ven beneficiados actualmente con la iniciativa.

Para los funcionarios/as, se ha logrado una redistribución de tareas desde tareas rutinarias y tediosas, a otras funciones más desafiantes. Actualmente, se encuentran habilitados 30 Robots en el nivel central, que pueden reemplazar a 50 de los funcionarios participantes de los 6 grandes Procesos intervenidos. Para los usuarios-ciudadanos a nivel nacional, las acciones realizadas representan una respuesta oportuna y confiable a sus necesidades, y la reducción al mínimo de errores en los trámites y pagos solicitados asociados a dichos procesos. Institucionalmente, esta iniciativa ha logrado aumentos importantes en el volumen de trabajo realizado y disminución de errores A modo de ejemplo, antes se procesaban 4.800 planillas/mes ahora se pueden procesar 300.000 planillas/mes.

Indicadores
  • Nombre: CANTIDAD DE PLANILLAS PROCESADAS PARA CONSTITUCION DE DEUDAS
  • Valor Antes: 800 Planillas/Mes trabajadas por un equipo de 3 personas
  • Valor Después: 000 Planillas/Mes trabajadas por el Robot
  • Comentarios: El Proceso de constitución de deudas ISL era ejecutado por un equipo de 3 analistas, cuya producción máxima era 4.800 planillas por mes, y era necesario procesar 1.500.000 de Planillas. Obviamente con el equipo humano existente no era posible abordar esta

 

  • Nombre: ACTUALIZACION DE INFORMACION DE LOS IMPONENTES
  • Valor Antes: 333 HH/MES en consultas SRCEI
  • Valor Después: 63 Minutos/MES para obtener la misma información por el Robot
  • Comentarios: Ahorro de HH producto de consultas al SRCEi que ahora son cubiertas por el Robot

 

  • Nombre: ACTUALIZACION MAESTRO PERSONAS IPS
  • Valor Antes: 250 HH/MES en procesos de actualización rutificación
  • Valor Después: 52 Minutos/MES para realizar el mismo trabajo por el Robot
  • Comentarios: Ahorro de HH producto de actualización del Maestro de Personas del IPS que ahora son cubiertas por el Robot

 

  • Nombre: AUMENTO DE CAPACIDAD DE TRABAJO
  • Valor Antes: 600 transacciones/mes realiza un funcionario
  • Valor Después: 000 transacciones/mes realiza el Robot
  • Comentarios: Aumento de capacidad de trabajo producida por el Robot
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